11 طريقة لإجراء إجتماعات فعالة

كل يوم يعاني عشرات ملايين الناس من الملل عند حضورهم ملايين من المشاورات واللقاءات التي لا فائدة منها والتي تكلف الشركات المليارات. فكيف ينظم الإجتماعات رؤساء أكثر شركات العالم نجاحاً ابتداء من Apple وانتهاء بـSpaseX.

كان ألفريد سلاون يتولى منصب المدير التنفيذي لدى GM من العشرينات حتى الخمسينات من القرن الماضي. تحت رئاسته أصبحت الشركة من أكبر المؤسسات في العالم، ففي الخمسينات كانت حصة GM في السوق الأمريكية لصناعة السيارات 46%، كما ومنحت الشركة 600 ألف أمريكي فرصة عمل.

فيما عدا ذلك اشتهر سلاون باختراعه الهيكل الحديث للشركات.

حسب نظرية بيتير دروكير إن الرسائل التذكيرية الإضافية أضحت أدوات رئيسية في عمل سلاون.

بعد كل اجتماع رسمي، عندما كان يتحدث عن الموضوع بشكل عام ويسمع آراء تخص القضية الراهنة ويذهب. كان سلاون دوماً يرسل مذكرة إضافية تحتوي على خطة عمل.

يوضح دوكر:

"كان سلاون لم يلبث أن يحرر مذكرة توضيحية موجزة بإسم أحد المشاركين في الإجتماع، وكان في هذه المذكرة يلخص سير المناقشات ونتائجها ويعطي أوامر بصدد المهمات الضرورية التي تم الحديث عنها أثناء اللقاء (بما في ذلك حول عقد إجتماعات إضافية بنفس الموضوع أو حول أهمية دراسة القضية). كان يحدد الموعد النهائي ويعين المسؤول عن تنفيذ المهمة. كما وكان سلاون يرسل نسخة عن المذكرة لكل الحاضرين في الإجتماع".

كما ويؤكد دوكر أنه بفضل هذه المذكرات أضحى سلاون جديراً بأن يسمى رئيساً حكيماً جداً، ومن الجائز أن هذا هو سبب تفوق GM في مجال نشاطها في القرن العشرين.

عندما كان بين غوروفيتس مديراً تنفيذياً عام 2007 عقد صفقة مع HP لبيع Opsware بـ1.6 مليار دولار.

بعد مضي سنتين أصبح هو واحداً من مؤسسي Andreessen Horowitz ومن الجائز أنها إحدى أشهر الشركات الإستثمارية.

كما أن غوروفيتس قد كرس كثيراً من وقته لتعليم الإداريين المبتدئين، فأشار أن الشيء المهم بالنسبة للمدير التنفيذي هو إنشاء نظام علاقات متبادلة بين موظفي الشركة. كما وأوضح غوروفيتس أن اللقاءات وجهاً لوجه هي جزء لا يتجزأ عن هذه العملية لأنها أفضل طريقة إعلام الرئاسة عن أسباب قلق العاملين.

قدم غوروفيتس لهذه الأغراض النصيحة التالية:

في مثل هذا النهج سيستطيع الموظفون إلغاء الإجتماع في حال عدم وجود أية قضايا تحتاج إلى المناقشة. عدا ذلك إذا أخذنا بالحسبان أن الأمر يجري حول اجتماعاتهم الخاصة فسيسستطيع العاملون حتى تقدير الوقت اللازم للإجتماع.

في غضون سير الإجتماع الذي انعقد كما تبين بمبادرة موظف يقع على عاتق الإداري مراعاة القاعدة التالية: "10% من الوقت للكلام و90% من الوقت للإستماع".

يقدم ماسك معايير عالية كما أنه يعزل الموظفين الذين يتأخرون عن الموعد النهائي، فلهذا إذا أردتم أن تلتقوا به في Tesla أو SpaseX عليكم أن تستعدوا جيدا.

هذا ما كتبه أحد موظفي ماسك الذي فضل عدم ذكر اسمه:

"قبل أن نلتقي بإلون كنا نستعد جيدا، وإذا لم نفعل لما كان سكت على هذا. إذا طرح هو سؤالاً هاماً ومحدداً وليس بمقدرتك الرد عليه سيكلفك هذا كثيراً".

وماذا تتوقع من أكثر المدراء التنفيذيين صرامة في أمريكا؟

تلازم سيندبيرغ في كل اجتماع مفكرة تسجل فيها ما يجب مناقشته وفعله. وبعد ذلك تشطب كل البنود المذكورة واحد تلو الآخر وبعد أن تصبح الصفحة كلها مشطوبة تقطعها لتأتي إلى الصفحة التالية. وإذا سنحت الإمكانية بمناقشة خلال عشر دقائق ما كان يجب أن يناقش خلال ساعة ينتهي الإجتماع قبل موعده.

تحت رئاسة جوبس أضحت Apple إحدى أغلى الشركات في العالم التي تنتج المنتجات الرفيعة ملبية طلبات المستهلكين اليومية.

كان جوبس يعقد إجتماعات بحدها الأدنى ولم يكن يحبذ الإجتماعات الطويلة لأنها تحول دون تركز ذهن الحاضرين الكثر على مسألة معينة واحدة. كان دون رحمة يتخلص من كل ما هو زائد بما ذلك الموظفين الذين كان من الممكن الإستغناء عنهم في الإجتماعات.

كانت هذه القاعدة تطبق عندما كان الأمر يتعلق بلقاءات جوبس الشخصية، مثلاً عندما دعا رئيس أمريكا باراك أوباما جوبس إلى إجتماع مع ممثلي صناعة التكنولوجيا رفض نظراً لطول قائمة الحاضرين.

تحاول مايير دوماً أن تفهم كل شيء حتى آخر حرف. تتعرض إستراتيجيات الإداريين في مجال الإنتاج وكذلك المصممين المدعوين إلى طاولة الإجتماع مع المدير التنفيذي لتحليل عام وشامل لا يخلو من أسئلة من هذا النوع:

وغيرها من الأسئلة، وهذه فقط إحدى الطرق التي تستخدمها مايير لإعادة تنظيم عمل Yahoo.

يقوم بيج بإرسال رسائل إلكترونية فورية لكل موظفي الشركة. الموضوع: كيفية إجراء إجتماع بصورة فعالة. برأي بيج هلا غنى عن مسؤول عن اتخاذ قرار لكل إجتماع على حدة. ويشدد بيج على أن الإجتماعات ليست ضرورية على وجه الدوام.

هذا ما يرد في رسائله الإلكترونية: "لا داعي لإنتظار إجتماع لإتخاذ قرار ما. ولكن إذا كنا بحاجة إلى إجتماع فيجب عقده فورا".

إنه لا يدير الإمبراطورية الرياضية Nike فقط البالغة 24 مليارا بل ويطور تصاميمه الخاصة. يأتي باركر إلى الإجتماعات بمفكرة مليئة بالرسومات والمخططات.

يقول باركر أن الرسم المستمر في المفكرة يساعد على ضبط وتنظيم الأفكار وإيجاد التوازن بين التصميم وقوانين الأعمال:

"أنا كثيرا ما أناقش الميزانية ومن الصعب تنظيمها، وهذا عادي ولكن إذا أردت النجاح فعليك أن تسعى إلى التوازن العام".

كل أسبوع يعقد إجتماعات وجهاً لوجه مع كل مرؤوسيه المباشرين. يقول ستوبيلمان:

"في بعض الأحيان أشعر نفسي طبيباً نفسياً في الشركة، ولكنني متأكد أنني عندما أستمع إلى آراء ومشكلات الناس سواء الشخصية أو المهنية فكأنني أقوم بتزييت الآلية لكي تستمر العجلة في الدوران".

في كل إجتماعات Evernote يجوز أن نرى حضور "الغرباء"، وهذا ما كان مفترضاً. ففي إطار بدء التشغيل لإعداد منظومة تحرير الملاحظات كان هنالك برنامج داخلي «officer training» يحضر بموجبه الموظفون الإجتماعات غير المتعلقة بإختصاصهم لتكن لديهم فرصة التعرف على عمل الأقسام الأخرى من الشركة. يعلق ليبين على الشكل التالي:

"إنهم حاضرون ليفهموا ما الذي نفكر به. إنهم ليسوا فقط مشاهدون بل إنهم يطرحون أسئلة ويتكلمون".

ظهرت هذه الفكرة لدى ليبين بعد محادثة مع صديقه الذي كان يعمل في الغواصة الذرية. حتى تكون ضابطاً في مثل هذه الغواصة عليك أن تفهم جيداً واجبات الأعضاء الآخرين في الفريق.

إذا كنت تعمل في Amazon عليك اعتياد الخلافات. بيزوس لا يطيق "التماسك الإجتماعي" الذي نسعى بموجبه إلى توافق الآراء لأن هذا يرضي الجميع. يقول بيزوس:

"يتوجب على الرؤساء بكل احترم التشكيك في القرارات التي لم يوافقوا عليها حتى ولو أدى هذا إلى متاعب أو إحتاج إلى مجهود كبير. يتمتع الرؤساء بقناعاتهم الخاصة التي يجب أن يلتزم بها الجميع. إنهم لا يتنازلون عن شيء بغرض التماسك الإجتماعي. إذا تم اتخاذ قرار فيجب أن يلتزم به الجميع حتى النهاية".