إجعل الناس يقرؤون رسائلك

يروي المدير الفني و مدير إنتاج Spotify أحد أكثر الناس إنشغالا في العالم عن كيفية كتابته الرسائل بطريقة تدفعه هو ذاته للجواب عليها.

أحصل في المتوسط على 200 رسالة يوميا (وهذا لا يتضمن الرسائل من الشبكات الإجتماعية والإعلانات التجارية). فمشكلتي مألوفة لمن يحاول أن يعمل و ليس أن يقوم بقراءة البريد فقط. فهذه بعض القواعد البسيطة التي أطبقها بنفسي عندما أكتب رسالة إلى شخص مشغول.

أي موضوع تكتب عنه عليك أن تلخصه في بداية الرسالة. لا تكتب جملا عامة: "كيف حالك، كيف هي صحة زوجتك و حماتك". هذا صعب، فالجميع يريد أن يكون مهذبا ولكن إضاعة وقت شخص آخر هي الشر الأكبر. اكتب مقدمة واضحة لما تريده. إذا كنت تريد أن تضيف بعض التفاصيل فلتكن تفاصيلا غير ضرورية لفهم أساس ما تريده.

جرب أن تفعل ذلك بدون تقديم طويل لنفسك. إذا كنت ترغب في إضافة وزن لكلماتك، ضع وصلة لعنوان سيرتك الذاتية على الإنترنت بعدما تعرف عن نفسك.

اكتب أولا ما تريده ومن ثم قم بالخوض في التفاصيل إذا لزم الأمر. صدقني الشخص المشغول سيقدر ذلك. عندما تكتب لشخص غير مشغول يمكن أن تبدأ بمحادثة غير رسمية ولكن هذه حالة مختلفة.

كن ودودا و مهذبا ولكن توجه مباشرة إلى النقطة الرئيسية موضحا ما تريده. إذا كنت لا تحتاج إلى جواب، قم فقط بكتابة: "آمل أن تكون هذه المعلومات مفيدة لك" (في اللغة الإنجليزية يكتب موضوع الرسالة FYI - اختصار لـ "من أجل إعلامك").

ربما تأمل من إرسال الرسالة تحقيق عددا من الأهداف. تحاول إقامة علاقة أو تحصل على شيء معين. على الرغم من المذكور سابقا بأن تتوجه فورا إلى الموضوع الأساسي، الحد بين هاتين الخطوتين دقيق و لكل شيء وجهان.

إذا حاولت فورا أن تبدأ بالموضوع مباشرة، يمكن أن تدمر العلاقة قبل بدئها. إذا كنت بحاجة الى شيء، ينبغي عليك أن تقول ما هو ، ثم تشرح لماذا هو مفيد لكما. بالطبع قد تختلف الحالات و لكن إبراز طلبك والضغط على شخص لا تعرفه ليسا بالأمر نفسه.

يكون الشخص المشغول على استعداد للمساعدة دون أن يطلب شيئا بالمقابل، لكنه يريد أن يفهم لماذا يجب عليه أن يقضي وقته في مساعدتك.

لا ترسل ورقة بنص كامل. إستخدام الفقرات وغيرها من تقنيات التنسيق لتسهيل الفهم. معظم رسائل البريد الإلكتروني التي لم يجب عليها، كانت مكتوية بشكل يصعّب قراءتها.

عندما أجيب على رسالة، أقوم بتجزئتها إلى فقرات كما فعلت في هذه المقالة.هذا يأخذ الكثير من الوقت، ولكنه يساعد المتلقي في قراءة رسالتي. ثم إنها ستعود إلي وستوفر الوقت لكلينا. لأنني سوف أكون قادرا على الإستجابة بسرعة لنقاط محددة وانتهى الأمر!

هذه هي أحد أهم الأشياء التي تعلمتها. ولكنني لن أقوم بتجزئة رسالتك من أجلك. كلما كان الأمر أسهل علي، كلما زادت فرصتك في الحصول على الجواب.

أنا أفعل ذلك بنفسي. إذا لم أحصل على إجابة بعد أسبوع أقوم بإرسال الرسالة مرة أخرى. لا ينبغي أن تضاعف المحتوى و تضيف فقرة تسأل فيها لماذا لم يتم الرد على الرسالة أو إذا ما وصلت إلى العنوان الخطأ وإلخ. ببساطة قم بإرسال الرسالة مجددا. أنا ممتن لكل من يفعل ذلك. لأنهم بفعلهم هذا إما يرسلون لي تذكير أو أحصل على بريد إلكتروني غاب عن إنتباهي في المرة السابقة.

لا توجد في إرسال الرسالة مرة أخرى أي فظاظة. (يمكن إصلاح بعض العبارات لتكون ملائمة أكثر). أنا مثلا أشعر بالإحباط عندما يكتب لي شخص لماذا لم أجبه.

لأنه وقتها سيكون علي أن أعثر على الرسالة الأصلية و هذا هو هدر للوقت.

هناك من يقوم بإرسال مرفق عن السرية، الذي يجب توقيعه قبل أن يرسل لك عرض لفكرة رائعة و لكن سرية . هذه ممارسة سيئة جدا.في هذه الحالة لا يوجد شيء يمكن الرد عليه. عليك أن تفهم أن هؤلاء الناس مشغولون جدا وهم لا يجلسون منتظرين إتفاقا عن السرية من شخص لا يعرفونه. إذا كانت القضية هي حقا مهمة فيمكنك دائما أن تعثر على وسيلة لتلافي ذلك.

لا تكتب لي رسالة مع سؤال حول ما إذا كان بإمكانك أن تسألني بعض الأسئلة. ما الجواب الذي تتوقعه ؟ إذا كنت تحتاج إلى إجابات اطرح الأسئلة مباشرة ( ورقمها، راجع الفقرة 5).

إذا كانت لديك عشرة أسئلة ولكنك تظن بأنه ليس لدي الوقت للرد عليها كلها.

أرسل لي أول خمس أسئلة والخمسة البقية بعد إجابتي على الأولى. من المهم أن تشرح موضوع الرسالة لكن يجب ألا تضغط على المتلقي.

تأتي على سبيل المثال رسالة، تفتحها و يكون نصها: "مقدمة شاملة ذو مستوى عال من مجالات التعاون المحتملة مع استخدام التقنيات المتطورة". شكرا لك، لقد فقدت الوعي و ليس بإستطاعتي أن أضغط على زر الرد.

الصور المتحركة المضحكة مفيدة جدا. إذا جعلتني أبتسم اعتبر نفسك رابحا. فإن الوقت الذي نمضيه بمتعة ليس بوقت ذهب سدى.