يمكن لاحتمال حدوث اجتماع مع مدير الشركة أن يكون مقلقا. من المهم جدا أن تعرف ما تقوله و كيف تقوله.
من الفضول أن نعرف ما الذي يتوقعه الرؤساء التنفيذيون في الشركات الناجحة بأنفسهم من الاجتماعات بالموظفين. هم متفقون على أنه من المهم في الاجتماع أن تكشف عن أهدافك بوضوح. لا يجب التكلم بشكل غير واضح.
إليك بعض النصائح التي سوف تساعدك في الاجتماع المقبل مع مدير كبير.
1. تيم فونغ، الرئيس التنفيذي لشركة Airtasker: يجب على المشاركين أن يتخيلوا النتيجة المرغوبة بوضوح و أن تكون بحوزتهم البيانات التي تمكن تحقيق ذلك.
"افهم ما هو الغرض من الاجتماع جيدا، لا يجدر أن تعقد اجتماعا لمجرد "الحديث". من الضروري أن يكون لديك فكرة عما تريد تحقيقه من هذا الاجتماع. إذا لم يسر كل شيء حسب الخطة فلا "مشكلة، ولكن يجب على الأقل معرفة اتجاه الحركة.
تذكر الأرقام. يركز غالبية المدراء الكثير من الإهتمام على المعايير الرقمية و لذلك مهما كان موضوعك سوف ،على الأرجح، يحتاجون إلى تعمق أكثر من أجل الحصول على الفكرة العامة حول المؤشرات القياسية. لا بد من فهم هذا الموضوع لكي تكون قادرا على توفير حساب أو إيجاد بيانات تقريبية التي ستسمح بفهم جوهر القضية".
2. جوليا ستيفانيا، أحد أعضاء مجلس إدارة Stylerunner: تحتاج إلى إرسال مسبق لقائمة تحتوي على الأسئلة التي ستناقش خلال الاجتماع.
"أطلب من موظفي بأن يرسلوا لي قائمة من الأسئلة قبل الاجتماع بما لا يقل عن 24 ساعة، مع وصف موجز للنتائج التي يودون الحصول عليها".
3. كارين لوسون، الرئيسة التنفيذية ل CareerOne: يجب على الناس أن يعرضوا أفكارهم و طاقاتهم بشكل سريع.
"نحن دائما نتطلع إلى المستقبل، لذا قم بتقديم أفكارك وطاقتك ورؤيتك لكيفية سير العمل. · انتقل إلى الموضوع الأساسي دون تأخير.
- تحدث عن ما هو عرضك وما الفوائد التي سوف يحققها للشركة.
- افهم عملك جيدا، احصل على بيانات من البحوث، تحدث إلى الناس الذين يعملون في نفس مجال الأعمال التجارية للحصول على صورة أكثر اكتمالا. سوف يعطيك هذا مصداقية أكثر.
- نحن نهتم بالنتائج النهائية كثيرا ، لذلك قم بربط عروضك بإنجازات ملموسة.
- لا يجدر أن تستخدم كلمة "شراكة" إذا لم يكن لديك قيمة استثنائية.إنها كلمة تستخدم كثير اوهي استبدال لكلمة "صفقة". الشركاء الحقيقيون يتشاركون في المخاطر والإنجازات وفي الكثير من الأحيان يقومون بتطوير الشراكة بطريقة فريدة من نوعها تختلف عن المعاملات التجارية. يجب عليك أن تفهم هذا الاختلاف. إذا كنت تريد أن تصبح شريكا، يجب أن تفهم أن النموذج التجاري لا يشبه دائما القصة الخرافية".
4. جويل مونتغوموري، المدير التنفيذي لشركة Affiniti: قدم الإجابة أولا ومن ثم التفاصيل.
"لماذا نعقد هذا الاجتماع ؟ ما المعلومات المفيدة التي يمكن معرفتها هنا ؟ أولا قدم الإجابات على هذه الأسئلة ومن ثم سنبدأ من صفحة نظيفة. إذا بدأت الاجتماع ببيان عن الخلفية، يمكن هذا أن يسبب الارتباك وبصراحة الملل. فأنا لا يمكنني معرفة أيا من المعلومات المذكورة مهمة جدا وضرورية ولذلك من المحتمل أن أغفل بعض النقاط الهامة.
إذا بدأت المحادثة بالجواب فسوف تحصل على كل انتباهي منذ البداية. سأكون مهتما بالتفاصيل لأنني سأفهم سبب ذكرك لها. هذا سوف يزيد من احتمال إتمام محادثات مثمرة، لأنني سأعتبر كلماتك بمزيد من الفهم. و النتيجة النهائية ستكون أفضل بكثير مما لو أنك بدأت الاجتماع ببيان عن التفاصيل و قمت بإعطاء الإجابة في النهاية فقط".
5. ديفيد بريم، المدير العام ل TomCar: يجب الوصول في الوقت المحدد دائما وأخذ الملاحظات.
- "قم بإعداد قائمة واضحة للأسئلة. ما الذي ترغب في مناقشته؟ وهذا أمر مهم لأنه يساعد على الحفاظ على المحادثة في المسار الصحيح وعدم التشتت. إن الوقت محدودـ وغالبا ما يبتعد النقاش عن القضايا الهامة. إن قائمة الأسئلة ستساعد على التقليل من وقت الاجتماع وعلى تذكر موضوع المناقشة.
- قم بالوصول في الوقت المحدد دائما. إنه من المستحيل أن نبالغ في تقدير أهمية هذا العامل. إن التأخير هو علامة على الأنانية، لذلك قم دائما بتخصيص ما يكفي من الوقت للطريق. لا يمكن للازدحام المروري أن يكون ذريعة. يصعب العمل كثيرا مع الناس الذين يتأخرون دائما.
- قم بتدوين الملاحظات. هذا يدل على إهتمامك في هذا الموضوع وجديتك تجاهه. تبين الملاحظات الكثير عن نواياك وتسمح لك أيضا بالتقاط محتوى الاجتماع حتى يمكن الرجوع إليه في المستقبل".
6. دومينيك بريسان، المدير العام ل AirService: الإعداد هو المفتاح.
"بالنسبة لي المفتاح لإجراء اجتماعات مثمرة هو الاستعداد دائما : فهم الأهداف الموضوعة، المشاكل المحتملة، تمثيل دقيق للمشاركين الآخرين مواقفهم حول من الذي يتخذ القرارات وربما حتى عن بعض المصالح المشتركة.
ذات مرة قام أحد المشاركين في الاجتماع بندائي بإسم آخر. هذا لم يترك أفضل انطباع. ولكني أيضا قد قمت بأخطاء كريهة جدا.
إن سلاحي السري الآن هو التطبيق المحمول الذي يسمى تشارلي. يقوم هذا التطبيق بالتحقق من خططك لهذا اليوم و يرسل موجزا عن الناس الذين تنوي لقائهم أي أخبار حول شركاتهم، معلومات عن الأصدقاء المشتركين و القليل من المعلومات الشخصية. إنه حقا أداة عظيمة للاجتماعات".
7. ستيوارت ستويان، الرئيس التنفيذي ل MoneyPlace: يجب أن تكون مستعدا لتصل في الوقت المحدد و أن تعبر عن أفكارك بإيجاز.
"استعد للاجتماع. تخيل الغرض من الاجتماع وأهدافه بوضوح. وافهم كذلك مهام المدير العام و حاول أن تتخيل مدى أهمية هذه القضية بالنسبة له أو لها في هذه اللحظة ( قد تتغيرالأولويات). إذا كان لديك أي بيانات للاجتماع فكر في ما إذا يجدر بك إرسالها مسبقا. ادرس الموضوع جيدا وكن مستعدا للإجابة على الأسئلة المحتملة.
احضر في الوقت الحدد (ومن المثالي هو في وقت أبكر) واجري الاجتماع حسب ما ورد في الجدول. راقب الوقت وحاول أن تترك ما يكفي من الوقت للأسئلة و للمناقشة.
كن موجزا. الرؤساء أناس مشغولون، فلا تصرف انتباههم بمحادثات طويلة. قم بإيضاح جوهر القضية وإذا كنت متأكدا من أن المدير يفهم وجهة نظرك انتقل إلى السؤال التالي. في شبابي عندما كنت أعمل كمستشار كنت أعيد العرض للتأكد من إدراك العميل لكل بند تحدثت عنه. كان ذلك لا يلزم. إذا كانت الاستنتاجات واضحة سيكون المدير على استعداد لأخذ وقت كافي للنقاش حول العواقب المحتملة و حول ما الذي يجب القيام به، بدلا من تعزيز الأشياء الموضحة مسبقا.
وأخيرا قم بتلخيص الاجتماع. اشكر الإدارة على الوقت المصروف وأوضح بإيجاز جميع الإجراءات التي يجب القيام بها على أساس المناقشة (سواء من طرفك ومن طرف من الإدارة). تحدث بوضوح عن النتيجة المطلوبة و متى يجب عليها أن تتحقق".
8. كريس كوكس، مدير العام ل Pop!: من الضروري أن يقوم الناس بتبادل الأفكار.
"أنا سعيد للمشاركة في اجتماعات مع الناس الذين على استعداد لتقديم أفكارهم بخصوص الأعمال. نظرا لأن الوقت ثمين جدا أتوقع أن المشاركين سيقومون بالإعداد لثلاثة أشياء بسيطة:
- معلومات عن المؤتمرات الأخرى التي عقدت للنظر في مفهومها.
- خطة عمل موافقة لهذا المفهوم، التي تبينه باختصاروبوضوح.
- إستراتيجية التوزيع، التي تؤكد أن هذا المفهوم يمكن أن يطرح في السوق".
9. جويل ماكدونالد، الرئيسة التنفيذية لشركة Swift: يجب إثبات كل شيء.
"أنا أعتقد أنه يمكن تبرير أي نتيجة، اقتراح أو قرار أو قياسه باستخدام البيانات و لذلك لا يجدر بك أن تأتي إلى الاجتماع دون أعداد كبيرة من الأرقام التي من شأنها أن تؤكد النتائج التي وصلت إليها و تعطي فكرة عن قراراتك".
10. ستيوارت ماربورغ، الرئيس التنفيذي لشركة MessageMedia: يجب على الناس ببساطة أن يأتوا مستعدين.
"تماما كالرواد الذين هم "مستعدون دائما"، يكمن كل شيء في الاستعداد ، دراسة الموضوع، جمع الأرقام و إذا كان هناك بعض القضايا الهامة التي لم يول لها الاهتمام عليك التحدث عن ذلك عوضا عن الانتظار لحين سيكون قد فات الأوان".
11. جايسون باكلي، الرئيس التنفيذي لY&R Group: يجب استخدام اللقاء للتحدث عن المزايا و عن أساس موضوعك.
يعطي أي اجتماع مع المديرالفرصة لتقديم نفسك في ضوء ايجابي.
- تحدث عن ما هو مهم بالنسبة للمدير.
- كما سيخبرك أي كان تبني الحديث عليك بل على مصالح مستمعيك. من الضروري أن تفهم ما هو المهم بالنسبة للمدير. بهذه الطريقة سوف تجذب إهتماما أكثر من أولئك الذين يتحدثون عن المفاهيم العامة.
- قم بالتحرير، بالتصحيح والتحسين. ثم انتقل مباشرة إلى النقطة.
- لا يهتم المدير بمقدرتك على الكلام بل بما تقوله. انتقل إلى النقطة بالبدء من النتيجة. ثم إلى الحقائق المبررة للموضوع. لا تتحدث عن وسائل تحقيق الهدف، إذا لم تسأل عنها.
- كن مختلفا عن الآخرين. فأنت تتنافس مع الآخرين على إهتمام المدير . حاول أن تشرح السبب في أن دورك في هذا الاجتماع هو فريد من نوعه ومفيد للإدارة دون التركيز على ذلك.
- قم بإبرام اتفاق.
- أصر على الاتفاق على الخطوة التالية وأكد ما يجب القيام به كخطوة تالية".
12. مات داير، الرئيس التنفيذي ل Eatnow.com.au: يجب دائما أن يكون لديك هدف.
"أحاول عادة أن أتجنب الاجتماعات التي ينعدم فيها الهدف الواضح. إذا كان الاجتماع يعقد لكي تتحدث الشركة عن خدماتها، أقوم بكتابة شيء في جدول أعمالي فورا بعد هذا الاجتماع من أجل التخفيف منه إلى الحد الأدنى، إلى 20 دقيقة من الناحية المثالية .
وأحاول أن أجري اللقاءات الأخرى، على سبيل المثال، لمناقشة المسائل مع الموظفين أو الاجتماع مع الإدارة ،على الغداء، لكي تمضي بشكل مريح أكثر و لا تأخذ الكثير من وقتي الثمين".