تعلم كيف تدير وقتك بشكل صحيح وتصل إلى مبتغاك.
حتى لو كنت تفعل ما بوسعك ليكن أسبوعك منتجا ثمار العمل الجاد يمكن ألا تبلغ المستوى المطلوب. هنا عدة أفكار لتحسين الإنتاجية.
1. خصص وقتا في نهاية كل أسبوع لتحدد أهم أهدافك للأسبوع والشهر وربع السنة القادمين.
2. استخدم الإنذارات التي ستساعدك خلال اليوم على تذكر الأهداف التي تسعى إليها.
3. قلل مدة الاجتماعات من ساعة واحدة إلى عشرين دقيقة ولا تنس أن تتأكد من أن الشخص الذي يريد مقابلتك يعلم أنك ستغادر أبكر.
4. التزم بخطة يومية دقيقة. الإنتاجية القصوى هي مسألة الالتزام بالقواعد وليست مسألة حظ.
5. ابق هنا والآن. يقول مؤسس ZestFinance دوغلاس ميرل: عندما تشعر أنك متعب (وهذا يحصل لكل واحد منا) ربما المشكلة ليست في أنه يجب عليك أن تقوم بالكثير من الأشياء وإنما أنه يجب أن تقوم بالعديد من الأشياء في آن واحد.
6. لا تفتح بريدك الإلكتروني. طبعا القول أسهل من الفعل. الأغلبية يفحصون بريدهم الإلكتروني كل 5-10 دقائق. إذا حسبتم الوقت الذي تهدرونه على فتح البريد الإلكتروني والإجابة على الرسائل ستفهمون أن هذه طريقة لإضاعة الوقت.
7. قوموا بحل المشاكل حالا وافعلوا هذا عند ظهورها فورا. فقط بهذه الطريقة تستطيعون أن تتجاوزوا المشكلة وتنتقلوا إلى غيرها.
8. ضعوا قائمة بالأعمال التي لا يجب عليكم القيام بها. كل الأشخاص بإنتاجية عالية يحبون قوائم الأعمال. لكن الناجحون يضعون أيضا قوائم بالأعمال التي لا يجب القيام بها. قال ستيف جوبز أن أبل أصبحت ما هي عليه ليس بفضل تلك الأفكار التي كان من المقرر تنفيذها بل بفضل تلك الأفكار التي تم الابتعاد عنها.
9. لا تجيبوا دائما بـ"نعم". الأغلبية يريدون إرضاء بقية الناس وهذا ما يجعلنا نحاول إرضاء الجميع ما لا يناسب الإنتاجية العالية.
10. يجب أحيانا الإجابة بـ"لا". لا تجعلوا الوصول إليكم سهلا. اعملوا استراحات وحرروا تركيزكم. حققوا نتائج جيدة.
11. كثرة الأهداف لا تعمل. يعتقد الباحثون أن قدرة العقل البشري على التعامل مع المعلومات محدودة وفي محاولتكم التركيز على كل الأمور في آن واحد تدخلون فيما يسمى بـ"عنق الزجاجة"، ما يقلل من إنتاجيتكم.
12. لا تكثروا من اللقاءات. يمكن أن تكون اللقاءات ضرورية لمناقشة الأهداف وتحديد الاستراتيجية. لكن كثرة اللقاءات تحيل الأهداف الهامة إلى وقت آخر وتستهلك ساعات (أو حتى أياما) من الوقت ولا تجلب أي نتائج.
13. استخدموا التطبيقات التي تراقب تنفيذ الأعمال لتقوموا بالمهام الثانوية في وقت الفراغ.
14. لتتضمن خطتكم كل المهام التي وضعتوها فيها. التزموا بالخطة ولا تنشغلوا عنها.
15. لتكن خطتكم دائما معكم ودونوا فيها كل أفكاركم ومحادثاتكم وأعمالكم خلال الإسبوع. هذا سيساعدكم أن تفهموا ما الذي يجب أن تفعلوه لتعملوا أكثر وفي ماذا تضيعون وقتكم.
16. أعطوا المهام التي لا تستطيعون تنفيذها على أفضل وجه للآخرين.
17. يجب أن يتكون يومكم من عدة أهداف ولكل هدف مسار تحقيق معين.
18. استخدموا التقويم كمدونة للوقت الراهن، دونوا فيه بمن اتصلتم وماذا فعلتم خلال الاستراحات في اليوم. هذا سيساعد على تذكر التفاصيل في المستقبل.
19. استخدموا إمكانيات الهواتف الذكية لتدونوا الإنذارات والمعلومات عن الأحداث والمهام التي كانت تشغلكم خلال اليوم.
20. إذا كنتم تعملون على مشروع ضخم قوموا بتقسيمه إلى عدة أقسام يكون من السهل تنفيذها وقوموا بتحليل كل قسم على حدا. لا تنسوا كتابة قائمة المهام لتشعروا بالرضا عند تنفيذ كل مهمة.
21. خصصوا كل صباح 30 دقيقة (أو أقل) للتخطيط. لا تبدؤوا يومكم من دون خطة. أهم وقت في خطتكم هو الوقت الذي تضعون فيه خطتكم.
22. التزموا بقاعدة 80/20. هل كنتم تعلمون أن 20% مما تفعلونه يوميا يجلب 80% من النتيجة؟
23. قوموا بتحديد وقت الانتهاء من مشاريعكم الأهم وكونوا واقعيين في التعامل مع الوقت الذي ستستخدمونه للعمل عليها.
24. خططوا لاستخدام على الأقل 50% من وقتكم للأفكار والنشاطات والأحاديث التي قد تجلب نتائج أكثر.
25. كارسون تايت مؤسس والمشارك في إدارة مركز الاستشارات Working Simply يقول أنه من المهم أن تطابقوا يومكم مع الساعات البيولوجية. قوموا بتنفيذ أصعب المهام عندما تكونوا في أوج نشاطتكم.
26. المخ يتعلم أيضا ويقوم بفرز المهام حسب التشابه. تايت يقترح استخدام هذه الصفة لتخطيط تنفيذ الأعمال الصعبة في نفس الوقت. على سبيل المثال يمكنكم أن تقوموا بالاتصالات الهاتفية أو بإرسال الرسائل الإلكترونية في نفس الوقت.
27. قسط من الهواء النقي وضوء الشمس يمكن أن يكون مفيدا خارج المكتب خاصة إذا الأجواء في المكتب خانقة ومظلمة ويعمل المكيف دائما.
28. من المهم الحصول على بعض الاستراحات لإراحة الدماغ. قوموا بجولة صغيرة والتقوا مع أشخاص آخرين لترتاحوا قليلا قبل البدء بتنفيذ مهمة جديدة. ستعودوا مرتاحين ومستعدين لإنجازات جديدة.