يعرف المصمم إتيان غاربوغلي من مونتريال من تجربته الشخصية مدى أهمية جميع التفاصيل التي تسمح بالاستفادة من الوقت بكفاءة. وقد سمت خدمة SlideShare عرضه التقديمي «26 سراً لإدارة الوقت كنت أود لو عرفتها وأنا في العشرين» العرض المفضل في سنة 2013.
وهذه هي أفضل نصائح إتيان لكل من تجاوز العشرين ويريد إدارة وقته بالشكل الصحيح.
1. الوقت موجود دائماً، والمسألة هي الأولويات.
مستحيل ألا يكون عندك وقت. إذا لم تكمل المطلوب في حينه، فهذا يعني أنك لا تعتبره هاماً أو ممتعاً ليصبح من الأولويات بين الأعمال الأخرى.
2. الأيام تمضى دائماً أسرع مما تتوقع.
دائماً احسب وقتاً إضافياً لإنجاز العمل. كما قال مؤسس Ruby on Rails وBasecamp ديفيد هاينماير هنسون، يجب «أن تخطط لأربع أو خمس ساعات من العمل الحقيقي في اليوم».
3. اعمل أكثر عندما تشعر أنك تنجز بسهولة، وعليك بالاسترخاء عندما يحدث العكس.
قد تمر أحياناً أيام غير موفقة، وفي أيام أخرى تشعر أنك تحافظ على تركيزك 12 ساعة متواصلة. استفد من الأيام المنتجة.
4. لا تحاول تطوير القدرة على إنجاز مهام متعددة في آن واحد، فذلك يقضي على تركيزك.
هناك دراسات تبين أن الدماغ يصرف طاقة لتحويل التركيز من موضوع إلى آخر. إن محاولة العمل بأسلوب تعدد المهام تستنفد قدرات دماغك.
5. المحافظة على التركيز والإنتاجية أسهل عندما يكون الوقت محدوداً.
العمل يملأ دائماً الوقت المخصص لإنجازه، لذا حدد لإنجاز كل مهمة أقصر فترة معقولة ممكنة.
6. خير طريقة للبدء بالعمل هي العمل. ومن أجل الانطلاق ابدأ من مهام صغيرة.
التفكير بخطة الأعمال التي عليك إنجازها اليوم قد يخيفك في الثامنة صباحاً. ساعد دماغك على الانطلاق بواسطة مهام بسيطة، مثلاً الإجابة على البريد الهام.
7. اعمل على التطوير المتكرر، فمحاولة تحقيق الكمال خانقة.
قال الجنرال جورج باتون يوماً «تحقيق خطة جيدة الآن أفضل من تحقيق خطة مثالية في الأسبوع القادم».
8. طول ساعات العمل لا يعني تحقيق نتائج أفضل. استفد من قلة الوقت فهي فرصة لك.
لا تخدع نفسك بأن الجلوس وراء المكتب يساعد عملك بشكل ما. افعل ما تستطيع لإنهاء المهمة الحالية بنهاية يوم العمل ولا تجلس بعد الدوام.
9. من أجل زيادة الإنتاجية افصل بين الأهداف الاستراتيجية والأعمال التي لا تحتاج إلى كثير من التفكير.
في الحالة المثالية يمكنك أن تقوم بعصف دماغ لأفكارك ثم تحققها. أما إذا كنت تقطع عملك باستمرار لإعادة التفكير فأنت تخسر الوقت.
10. خصص بداية اليوم للقاءات الهامة؛ فالوقت قبل اللقاء الهام يضيع بسهولة.
إذا حددت موعداً للقاء هام في الرابعة بعد الظهر، فمن السهل أن تبدأ بالتفكير به منذ الصباح. حاول تحديد مثل هذه المواعيد لوقت مبكر لتعمل بعدها بلا أن تشغل بالك.
11. حدد مواعيد اللقاءات والمكالمات الهاتفية والمراسلة بالبريد الإلكتروني على فترات متتابعة لتحصل بينها على فترات مخصصة للعمل بلا انقطاع.
أما عندما تتواصل مع الناس طوال اليوم فهذا يخل بإيقاع العمل.
12. تغلب على تأجيل المهام. خذ راحة بين فترات العمل الكثيف.
جرب طريقة فرانشيسكو تشيريلو المسماة Pomodoro. هذه الكلمة تعني البندورة بالإيطالية، وقد سميت بهذا الاسم تيمناً بالساعة المؤقتة للمطبخ على شكل بندورة استخدمها تشيريلو لتقسيم عمله إلى فترات 25 دقيقة مع فواصل 5 دقائق من أجل الراحة بينها. يمكنك أن تستخدم الفكرة نفسها لتحديد الفترة المناسبة لك للعمل الدؤوب تجريبياً.
13. قسم المهمة الضخمة إلى أجزاء يسهل فهمها.
يتبع نيك سابان، مدرب كرة القدم من ألاباما، فسلفة مشابهة يسميها «العملية». يقول لفريقه أن لا يفكروا بالفوز في البطولة بل أن يركزوا فقط على ما يعملونه مباشرة: كل اعتراض أو نقلة أو كرة.
14. لا يمكن أن يكون لمهمتين الأهمية نفسها. حدد الأولويات دائماً وجهز قوائم المهام بعناية.
قائمة المهام طريقة فعالة لتخطيط يوم العمل. ويجب أن تسعى ألا يكون للمهمة «ترتيب المكتب» نفس أهمية «إرسال الوثائق إلى هيئة الضرائب».
15. اختر دائماً أمراً واحداً يجب إتمامه حتماً خلال النهار.
لكي تساعد نفسك على تحديد الأولويات، حدد أي المهام الجارية هي الأكثر أهمية وركز على إنجازها بأسرع وقت.
16. قم بتفويض الواجبات وتعلم الاستفادة من الغير.
لكي يكون عملك عالي الكفاءة عليك التخلص من خوف تكليف شخص آخر بالعمل. يقول جون ماكسويل، مؤلف كتاب «كيف يفكر الناجحون: غيّر تفكيرك، غيّر حياتك»: «إذا كان شخص ما يستطيع إنجاز 80٪ من مهمة ما، كلّفه بها!».
17. انس يوم الأمس، ولا تفكر إلا باليوم والغد.
لا تلته بالتفكير بنجاحاتك أو إخفاقاتك الماضية، بل ركز على ما هو بين يديك الآن.
18. حدد أجلاً لكل مهمة. لا تدع المهام تستمر إلى الأبد.
إذا أعطيت مشروعاً ما وقتاً أكثر بكثير من الضروري أو تركته فترة طويلة في المؤخرة فهذا يؤدي إلى كساد. أنجز الأعمال القديمة وتحرك إلى الأمام.
19. دوّن ملاحظاتك باستمرار.
لا تعتقد أنك تستطيع أن تتذكر جميع الأفكار الجيدة التي تخطر على بالك خلال النهار. ولا يهم إن استخدمت لهذا الغرض دفتراً أو لوحاً أو تطبيقاً مثل Evernote: الأهم ألا تنسى أن تدون كل شيء.
20. سجل كل الأفكار غير المتعلقة بالعمل التي تخطر خلال العمل كيلا تلتهي بها.
بهذه الطريقة تزيحها جانباً ولا تنساها.