ما يفعله الناس الناجحون في آخر 10 دقائق من وقت دوامهم.
ربما تقضي آخر 10 دقائق من وقت دوامك وأنت تراقب الساعة وتعد الثواني حتى لحظة الانطلاق من العمل.
أو ربما تبقى منهمكاً في عملك حتى آخر دقيقة ثم تجمع أغراضك وتغادر المكان دون أن تودع أحداً.
إذا كان أحد هذين الاحتمالين مألوفاً لك، فربما آن الأوان لتعيد النظر في تقاليد إنهاء يوم العمل التي اعتدت عليها.
يقول مايكل كير خبير الأعمال الدولي ومؤلف الكتاب «كفى جدية! إضفاء شيء من المرح على العمل» (You can't be serious! Putting humor to work):
«إن طريقة إنهائك ليوم الدوام هامة جداً، فمن شأنها أن تؤثر على مزاجك فيما تبقى من اليوم، وقد تؤثر على حياتك الشخصية وشعورك العام بالسعادة وجودة النوم، كما أنها تمهِّد لليوم القادم».
كتبت لين تايلور، الخبيرة الأمريكية في تنظيم مكان العمل، كتاباً بعنوان «روِّض طاغيتك الفظيع في مكتبك: كيف تتعامل مع رئيسك المزاجي وتنجح في عملك» (Tame your terrible office tyrant: How to manage childish boss behavior and thrive in your job)، وتقول أن أنجح الناس ينشئون عادةً خطة عمل لحل المسائل الجارية التي يمكن أن تعرقل التركيز على مهام اليوم القادم، سواء المخطط لها أم المستجدة.
1. يقومون بتحرير قائمة المهام
تذكر تايلور أن المحترفين الناجحين يتابعون باستمرار قوائم المهام ويقومون بتحيينها دوماً، وتضيف:
«ولكن في آخر 10 دقائق يتحققون من مدى إنجاز مهام اليوم؛ مثل هؤلاء الناس يجرون تعديلات على قائمة المهام النهائية ولا يغادرون العمل فجأة أملاً بأنهم سيتذكرون جميع التفاصيل الصباح القادم».
2. يرتبون مكتبهم وجهاز الكمبيوتر
يستغرق إنجاز المشاريع وقتاً أطول بكثير إن لم تكن منظَّماً. تقول تايلور:
«الفوضى على المكتب وفي الكمبيوتر تعرقل التفكير السليم وتحديد الأولويات بكفاءة، كما أنها تعسر البحث عن الوثائق الهامة. رتب وثائقك الرقمية والورقية كي تجدها أسرع حالما تحتاج إليها».
3. يراجعون حجم الأعمال المنجزة
تعتبر تايلور أنه لا يكفي التركيز على ما لم تنجزه بعد، إنما يجب أيضاً مراجعة ما أنجزته، ويتفق كير معها:
«إذا قضيت ولو دقيقة واحدة في تحليل العمل المنجز، فقد تساعدك على إدراك التقدم في العمل، وفي يوم معقد ومرهق قد يذكرك هذا بأنك أنجزت أكثر مما يبدو لأول وهلة. تشير الدراسات النفسية أن مراجعة العمل المنجز، مهما كانت سريعة، أسلوب ممتاز لتحسين المزاج».
4. يحللون اليوم المنصرم
لا يكتفي الناس الناجحون بالتفكير عن المشاريع التي عملوا عليها طوال النهار، إنما يحاولون أيضاً أن يفهموا لماذا جرت الأمور وفق الخطة أو عكسها. تقول تايلور:
«يعرف المحترفون ذوو الخبرة أنهم لن ينموا إن لم يتعلموا».
5. يختصرون حجم المكالمات «العاجلة»
تبقى على اتصال طوال النهار، وتنهمر الرسائل والمكالمات عليك كالسيل طول الوقت حتى الدقائق الأخيرة من الدوام. تلاحظ تايلور:
«هنا تظهر مهاراتك في إدارة الوقت: يستطيع الناس الناجحون أن يقرروا ما الذي يتطلب إجابة عاجلة وما الذي يمكن أن ينتظر».
حاول تأجيل المكالمات الطويلة عن المواضيع الهامة حتى أكثر الأوقات إنتاجيةً، أي إلى الصباح. تنصح تايلور:
«فكر إن كان يمكن تأجيل مناقشة المسائل الهامة حتى وقت محدد في اليوم القادم، وإلا فقد يطول الاجتماع حتى وقت متأخر فيصاب المجتمعون بالتعب بالإضافة إلى ضيق الوقت. مثل هذا التأجيل يعطي فرصة للتفكير في الموضوع ملياً».
6. يحافظون على التركيز
تشرح تايلور:
«غالباً ما تضعف قدرة الناس على التفكير والتركيز بحلول المساء».
حاول المحافظة على التركيز وعدم الالتهاء بأعمال خارجية في نهاية النهار.
7. يحددون المهام لليوم القادم
يضع الناس الناجحون قائمة لتكون جاهزة أمامهم في الصباح ويحددون المهام الرئيسية لليوم القادم. تنصح تايلور:
«قد يكون عندك مهمتان أو ثلاث تشغل بالك قبل غيرها، ولكن من الأفضل أن تسجلها كي يكون لديك في الصباح القادم أساس لبداية العمل».
ويضيف كير:
«كلما زاد عدد الأفكار التي استطعت تسجيلها على الورق، يزداد احتمال أنك تستطيع التركيز على حياتك خارج العمل مرتاح البال وتجهز نفسك جيداً لبداية يوم جديد».
8. يبلغون من يلزم إن كان الاتصال بهم ممكناً قبل صباح الغد
يحلل أكثر الناس نجاحاً مدى انشغالهم وإن كان يمكن الاتصال بهم عند الضرورة ثم يبلغون من قد يحتاج إلى الاتصال بهم عن ذلك. يقول كير:
«هل تغادر مكتبك إلى "الفضاء الخارجي" مع انقطاع تام في الاتصال؟ أم أن لديك استثناءات معينة؟ هذا يعتمد على الأوضاع، ولا يوجد جواب وحيد صحيح، وأهم سؤال تطرحه على نفسك هو: "ما مدى استعدادي لتلقي الاتصالات خارج أوقات العمل بحيث لا يضر ذلك بفترة راحتي؟"»
9. يحللون جدول أعمال اليوم القادم
إن أسوأ ما يمكن أن يحدث لك هو أن يبدأ عملك من تلقي خبر اجتماع هام بعد خمس دقائق. يؤكد كير:
«يجيد الناس الناجحون تشكيل جدول أعمال وخطة اليوم القادم، والأهم من ذلك: يستطيعون أن يتصوروا كيف سيمضى النهار».
هذا يسمح بالشروع في العمل بثقة أكبر وتوتر أقل.
10. يشكرون الناس على دعمهم لهم
يبنى الفريق الجيد على أساس الشكر والعرفان. يقول كير:
«إن الاعتياد على شكر شخص ما في نهاية يوم العمل طريقة فعالة جداً كي تحسِّن مزاجك وتنهي نهارك ونهار شخص آخر بصورة إيجابية».
11. يتمنون لزملائهم قضاء مساء طيب
كثيراً ما يبخس الناس تقدير أهمية التحية «مساءً طيباً»، مع أنها لا تحتاج إلى الكثير من الجهد. تقول تايلور:
«هذا يذكِّر رئيسك وزملاءك أنك إنسان حي ولست مجرد زميل عمل».
كما أنك بهذه التحية تترك خبراً عند زملائك والإدارة أنك ذاهب.
12. يغادرون بروح طيبة
توصي تايلور بالابتسام قبل المغادرة لتحسين المزاج.
«هذا يهيئك لوداع زملائك بروح طيبة».
يترك المدراء الناجحون في نهاية يوم العمل انطباعاً إيجابياً يدوم حتى الصباح القادم.
13. إنهم يغادرون فعلاً
يتغلب الناس الناجحون على إغراء البقاء في العمل أكثر، لأنهم يعرفون أهمية المحافظة على التوازن بين العمل والحياة الشخصية فيحاولون عدم التأخر كثيراً في مغادرة مكتبهم. تقول تايلور:
«إن البقاء في العمل بلا مبررات كافية يخفض قدرتك على العمل التي ستحتاجها غداً».