يعرف ماكس ليفشين رجل الأعمال الأمريكي من أوكرانيا كيفية تنظيم يومه.
أصبح ماكس ليفشين مع إيلون ماسك وبيتير تيل وغيرهم منذ 17 سنة الأعضاء المؤسسين للشركة التي تحولت اليوم إلى شركة PayPal المشهورة عالميا. ومنذ ذلك الحين نجح السيد ليفشين وهو رجل الأعمال والمستثمر في 39 من عمره في إنشاء بعض الشركات ومنها على سبيل المثال شركة Slide التي تقدم خدمة شبكة تبادل ملفات الميديا من شبكات التواصل الاجتماعي والتي باعها السيد ليفشين إلى Google مقابل أكثر من 200 مليون دولار. وأصبح المشروع الأخير للفشين HVF (Hard Valuable Fun) بداية للشركتين الجديدتين: موقع Glow لتحديد أفضل فرص الحمل عند المرأة والمشروع المالي الناشئ Affirm الذي يهدف إلى العمل في القطاع المصرفي.
وكيف يتمكن ليفشين من أن يكون أب طفلين – في 3 و5 من عمرهما – ويدير كل هذه المشاريع التجارية النائشئة في نفس الوقت (إلى جانب كونه عضوا في مجالس الإدارة في كل من Yahoo و Evernote و Yelp وغيرها من الشركات الرائدة).يصبح كل هذا ممكنا بفضل طريقة خاصة لاستخدام البريد الإلكتروني والمكتب المشترك وطقوس الصباح التي تسمح له أن يشعر نفسه بالإنجاز. وهذا ما يقوله السيد ليفشين نفسه عن يومه:
"يوم مثمر بالنسبة لي هو مثل يوم عندما أذهب إلى النوم وأدرك أنني اليوم أدرت عملي بنفسي وليس بالعكس".
أستيقظ في الساعة الخاسمة والنصف صباحا لأقضي ساعة واحدة تقريبا في قراءة آخرالأخبار والرسائل من الصين. يجب القول إن شركة Glow التي أكون أنا أحد مؤسسيها والتي تعمل على تطوير البرنامج والتطبيق لتحديد أفضل الفرص للحمل عند المرأة التي يقع مقرها في شنغهاي. وعندما تبدأ أسواق الأوراق المالية الأمريكية عملها أتابع آخر تطورات الأوضاع الاقتصادية العالمية. ومن ثم أقوم بإنشاء قائمة أهم خمسة أشياء التي يجب عليّ فعلها خلال هذا اليوم. لأن البعض من هذه الأمور يمكن أن تأخذ في تحقيقها أكثر من يوم واحد لذلك أنسخ عادة قائمة المهام ليوم سابق إلى Evernote. ولستُ من عدد الأشخاص الذين يملؤون حياتهم بقوائم عديدة مختلفة لكنني أعمل على تحقيق كل من أهدافي يوميا من أجل أن أعرف ماذا يجب عليّ القيام به.
وبعض ذلك أركب الدراجة ودراجة التمارين إذا كان الطقس غير مناسبا للنزهة وبرأيي ممارسة الرياضة على الدراجة في البيت من أكثر الطرق فعالية لأنك يمكنك القيام بالتمارين الرياضية خلال ساعة وأكثر بدون توقف. وهذا هو شيء مهم وضروري جدا للوصول إلى حيث أشعر أن دماغي هو يدير كل شيء بنفسه وعليّ فقط مواصلة الضغط على الدواسة بدون التفكير عن شيء آخر. أنا أحب أن أحصل على تجربة مكثفة في بداية كل يوم. هذا يجعلني أشعر بالبهجة والطاقة الجديدة في جسمي ونفسي.ولكن هناك نقطة نفسية مهمة جدا يجب التركيز عليها وهي الشعور بالإنجاز.وهذا شيء مطلوب فعلا لأنه حتى إذا كان يومي في العمل غير ناجح ولكنني على الأقل ركبت الدراجة وحققت ما أردته في الصباح.
وعادة أذهب إلى المكتب في الساعة الثامنة صباحا. وأحبّ أن أصل إلى العمل مبكرا لأن النشاط العام يمكنك أن تشعره في هذا الوقت فقط.أسافر كثيرا ولذلك عندما أنا موجود في المكتب أريد أن أكون موجودا للجميع لمن يرغب الاتصال بي أو اللقاء معي. لديّ طاولتان في أجنحة مختلفة من المكتب ولكنني لا أفضل الجلوس أمامها.بدلا من ذلك أفضل أن أجلس في صدر المكتب بجانب الكافيتيريا، على المقعد قرب غرفة دورة المياه. وهكذا يعرف الجميع أنه إذا لم أكن مشغولا بالمكالمة الهاتفية فيمكنهم أن يأتوا ويتحدثوا معي.وأجبرتُ نفسي على فعل ذلك بعد أن أجريت استطلاع رأي الموظفين في المكتب بطريقة غير مباشرة في السنة الماضية وكان الكثيرون يقولون ما يلي: "لا نعرف دائما بالضبط أين ماكس الآن.نفهم أنه مشغول ولكن كان من الأفضل أن نعرف فقط أين هو حاليا".
إن الهدف الرئيسي لعمل المدير العام هو البحث عن طرق وسبل جعل الموظفين يعملون بأقصى كفاءة ممكنة من أجل تحقيق الهدف المشترك.لذلك يجب أن يكون المدير متوفرا دائما. أنا انطوائي ولذلك التحدث مع الأشخاص الآخرين خلال وقت طويل هو بالنسبة لي عمل معقد حيث أفضل قضاء الكثير من الوقت في العمل على تركيز الاهتمام على شيء واحد ولكن واجبات المدير العام تجعلك تتوقف دائما من أجل الردّ على التحدي الجديد الآخر. لذلك قراري أن أجلس بجانب الكافيتيريا أصبح ممكنا عندما أدركت أنني في أي حال من الأحوال دائما أعمل في ظروف تحويل الاهتمام بعيدا عن شيء واحد ولذلك إذا كان الناس يأخذون قليلا من اهتمامي أيضا بأسئلتهم ومشاكلهم فهذا لن يأخذ أكثر من اهتمامي ولكن يجعلهم يشعرون بالإنجاز والمشاركة من جانبي في كل ما يحدث معهم وهذا شيء قيّم للغاية.
كان قرار جلوسي بجانب غرفة دورة المياه قرارا استراتيجيا بالفعل لأن كل موظف في وقت ما سوف يذهب إلى هناك.ودائما يمر الناس ويسألونني: "على فكرة! أردت أن أسئلكم عن ..."، وبالإضافة إلى ذلك تمكنت بهذه الطريقة من تقليل عدد الرسائل في بريدي الإلكتروني. يمكن للناس أن يجلسوا معي لمناقشة كل ما يهمهم بدون أن يكتبوا لي 4 رسائل حول نفس السؤال أو الموضوع.
وأنظم ثلاث مرات في كل أسبوع اجتماع لكل أعضاء الإدارة العليا لمدة من 30 إلى 40 دقيقة من أجل الحوار معهم حول الصعوبات والمشاكل والتحديات الجديدة التي يواجهونها حاليا.ونجتمع دائما في قاعة منفصلة.وإذا لم يكن الموضوع خاصا أو سريا أفضل مناقشته أمام الجميع.هكذا مثلا تحدثتُ مؤخرا مع المدير الفني حول خطة التنمية لشركة Affirm ونحن نجلس في كافيتيريا. نحن في شركة Affirm نصرّ على الشفافية المالية لأننا نسعى إلى إنشاء بنك المستقبل. والشفافية المطلقة تعتبر إحدى العناصر الأساسية على نحو كامل وفعال لعمل المؤسسة المالية التي تعمل في خدمة جيل الشباب الذين يشعرون بخيبة الأمل بسبب أسرار خفية وصعبة للفهم في عالم المصرفة المعاصرة.
ولذلك كل ما نناقشه وكل ما نقرره حول ما هو المشروع أو الخدمة التي يجب علينا تطويرها نفعله أمام الجميع. بالرغم من أنه هذه الدورات النقاشية تتحول في بعض الأحيان إلى شيء صعب جدا لكنه من المفيد للغاية للناس أن يروا كيف يتم اتخاذ القرارات في الحقيقة.
وإذا كان من الضروري أن أركز على العمل الإبداعي أذهب إلى الكافيتيريا.أنا أحبّ مثل هذا الجوّ الخفيوكل هذه الضجة حولي عندما الناس يتحدثون ويطلبون المشروبات ويعيشون حياتهم. وبالإضافة إلى كل ذلك أنا أشرب القهوة. وكل يوم أن أكرس ساعتين تقريبا من أجل أن أفعل أموري فقط ولا أرد على التلفون من الجميع إلا زوجتي. أنا لا أفتح بريدي الإلكتروني وأقوم بإيقاف تشغيل كافة التطبيقات للمراسلة. وهذا يساعد كثير في تعزيز إنتاجيتي.
قد حاولت الكثير من الطرف لتحديد طاقة إنتاجيتي حيث على سبيل المثال كنت أتتبع مدة الإجتماعات وعدد من المواضيع التي يجب نقاشها خلال كل هذا الاجتماع.أنا أعمل كثيرا لزيادة سرعة القرأة ويمكنني أن أقول لكم ما هو عدد الرسائل الواردة في بريدي الالكتروني خلال 20 – 30 يوم.
هدفي هو في أن أجعل بريدي خاليا من الرسائل الواردة ولكن يوميا أحصل على ما يقارب 800 رسالة.وإذا كان عدد الرسائل دون الرد عليها في نهاية يوم العمل حوالي 100 رسالة أعتبر هذا اليوم ناجحا ومثمرا.وإذا كان عدد الرسائل أكثر من 200 لا أستطيع الذهاب إلى النوم قبل أن أردّ عليها. حاولتُ استخدام البرامج الخاصة لإدارة البريد الإلكتروني لكن أعتقد أنها تعقد العمل مع الرسائل فقط. لذلك أعمل في صندوق البريد الإلكتروني.
ومن أجل أن أحقق كل ما أريد من بريدي الإلكتروني أحاول تعويد جميع الناس الذين أعمل معهم على إرسال لي رسائل مكرسة لموضوع واحد فقط. وأنا مصرعلى هذا الشيء.إذا كان من الضروري إرسال لي رسالة أطول يجب عليكم الإشارة في موضوع الرسالة لشيء مثل :"هذه رسالة طويلة.لا أنتظر الرد عليها".
الرسائل التي تطلب الرد المباشر والسريع عليها يجب أن تكون مكرسة لموضوع واحد فقط. وإذا لم أكن مرسلا إليه وحيدا وإذا لم أظن أن مساهمتي مطلوبة جدا أفضل عدم الرد على هذه الرسالة.
هناك طريقة لإدارة الإنتاجية بسيطة وبالغة الأهمية التي أمارسها يوميا، يجب اختيار عدد الأهداف الصغيرة لكل يوم. يمكنني أن أقول لنفسي التالي: "أريد الرد على 50 رسالة واردة في البريد الإلكتروني خلال ساعة قادمة".
لديّ دائما الكثير من الواجبات والأعمال والمهام لذلك من الضروري ومن الأفضل التخلص من أشياء صغيرة من طريقك.
اكتشفتُ أن الانتقال من الموضوع إلى الموضوع يمكن أن يؤثر سلبيا على مستوى إنتاجيتي لأن عملية الاستعداد والتحضير وبداية العمل على المسألة الجديدة تحتاج إلى الكثير من الوقت والطاقة.أحاول أن أبني يومي من مراحل مع فواصل طبيعية. لذلك إذا كان يجب عليّ أن أحقق الكثير لـ Affirm ومن ثم يجب بداية العمل على شيء آخر فأحاول أن أنظم جدولي لتكون ضرورة الانتقال من الموضوع إلى الموضوع خلال فواصل طبيعية مثلا خلال فترة الغداء. أتجنب هذه اللحظة حيث يجب عليّ أن أرمي كل الأفكار الأخرى من رأسي من أجل بداية العمل على المسألة الجديدة.
لديّ قاعدة أساسية – "ركّز". إذا كنت تحس بالخوف بسبب نجاحات المنافسين أو بالقلق حول تمويل الشركة أو شيء آخر هذا يؤثر بصورة سلبية على إنتاجيتك. كل مرة عندما أسمع كلام زملائي "هذه الشركة تصبح منافسا قويا" أو "يزعجني هذا المنتج المنافس" أقول لهم "ركّزوا". وهذا صحيح لأن إذا أنا لم أقضِ وقتي على أفكار حول المنافسين هل يجب على زملائي قضاء وقتهم وطاقاتهم على ذلك؟ لا أعتقد.