أسرار الإنتاجية العالية

نبحث في الإنترنت عن أسئلة ومناقشات شيقة، ونقدم لكم أكثرها طرافة. حدث في موقع شهير للأسئلة والأجوبة Quora نقاش حول كيفية التوصل إلى أعلى إنتاجية، وشاركنا رأيه أحد مؤسسي شركة Asana جاستين روزنشتاين.

أنا مطور برمجيات ومصمم ورائد أعمال، كما أنني أحد مؤسسي Asana، وهي برمجيات لرفع إنتاجية العمل ضمن الفريق، وتستخدمها شركات كبرى (مثل Uber وPinterest وDropbox). في السابق، عندما كنت مديراً تقنياً في Facebook، أنشأت أداةً لإدارة المهام المؤسساتية، ولا يزالون يستخدمونها حتى الآن.

أعتقد أن هذا يكفي لإثبات أن موضوع الإنتاجية يهمني منذ زمن لا بأس به.

إليكم بعض النصائح التي تبين أنها كانت الأهم بالنسبة لي. كل واحدة منها تتعلق بواحد من ثلاثة مجالات: محيطك وتفكيرك وطريقتك في العمل.

يتفق العلماء في أن «تعدد المهام» يعطي شعوراً بزيادة الإنتاجية، إلا أن الدراسات تشير إلى أن الإنتاجية تنخفض في الواقع. البريد الإلكتروني مغري جداً، ولكن الالتهاء المستمر بقراءة الرسائل يشتت العقل، وقد تبين أن الوقت اللازم للعودة إلى التركيز على المهمة الجارية أطول مما يبدو. ومن ثم، عندما تحتاج إلى تركيز، قم بما يلي:

إذا كان عملك اليومي تقطعه باستمرار الاجتماعات واللقاءات، فمن الصعب الوصول إلى الحالة العقلية التي تمنحك الإنتاجية الحقيقية عندما تستطيع التعمق في حل المسائل المعقدة فعلاً.

كلما تمد يدك إلى فارة الكمبيوتر تتباطأ قليلاً وتخرج من التيار. يجب أن تسعى إلى العمل على الكمبيوتر بسرعة توافق سرعة تفكيرك. ولهذا الغرض عليك بالتعود على استعمال اختصارات لوحة المفاتيح إلى الأوامر التي تستخدمها عادة في التطبيقات الأكثر استعمالاً.

من كتبي المفضلة في هذا الموضوع كتاب طوني شوارتز «العيش بالطاقة الكاملة! التحكم بالطاقة مفتاح الفعالية العالية والصحة والسعادة». حتى عنوان الكتاب فيه تذكير هام.

يُعتبَر أنه كلما عملنا أكثر أنجزنا أكثر، إلا أن هذا خطأ. الناس ليسوا روبوتات، ودماغنا يحتاج إلى انقطاع. تشير البحوث إلى أن استراحة 15 دقيقة بعد كل ساعة ونصف من العمل طريقة ناجعة تجعلك تنجز أكثر بعمل أقل.

عندما أؤجل عملاً ما، فذلك ليس لأنني كسول بل لأن المهام ذات الأولوية العالية تجعلني أشعر بانزعاج خفيف (وقد لا يكون خفيفاً). وعندها يجب:

ينتج الجزء الأكبر من العمل غير المنتج عن سوء تحديد الأولويات، وبسبب ذلك لا يمكن معرفة ما المطلوب لتحقيق الهدف وما هي الأولويات.

يحب البعض العمل على انفراد، ولكن للأسف، عند حل المسائل المعقدة يصبح هذا صعباً عليّ، فأميل إلى الالتهاء.

استفد من الضغوط الاجتماعية كي تفيد العمل. إذا لم يحدَّد أجل لتنفيذ مهمة هامة فسوف أعد أحداً بأنني سأرسل له نسخة مساء الجمعة. طبعاً، لا أريد أن أظهر أمام زملائي بمظهر من لا يفي بوعوده، لذا سأبذل قصارى جهدي لتنفيذ العمل قبل يوم الجمعة.

لا غرابة في أنني أعتبر Asana أفضل برنامج من هذا النوع. فهو لا يسمح بمتابعة قائمة المهام فحسب، بل يعطي أدوات لإدارة عمل الفريق كله، ولن تحتاج إلى اجتماعات لا تنتهي لتفهم مهمة كل واحد، كما تسمح Asana بإجراء المراسلات بالتوازي مع العمل، فلا تحتاج إلى البحث عن المعلومات الضرورية في البريد.

اترك عدة دقائق في نهاية يوم العمل لكي تفهم ما الذي نجحت فيه تماماً، وما الذي لم تنجح فيه بالكامل. هل من سبيل لتحسين عملك في المرة القادمة؟ إذا استطعت أن ترفع فعاليتك 1٪ كل يوم، فستزداد إنتاجيتك في نهاية السنة 15 ضعفاً.