كيف تستخدم البريد الإلكتروني بشكل صحيح

أيها القارئ! أتعرف أن الجمل الطويلة في البريد الإلكتروني تعتبر أمرا سيئا؟ نحن على استعداد لنشرح لك هذا. مع أطيب التمنيات Insider.pro.

“مع أطيب التمنيات؟"، "كن في صحة جيدة؟"، "مع الشكر؟"

لا يلزم شيء من هذا. إذا كنت تظن أنه يجب كتابة شيئا ما في نهاية الرسالة لكي تكون منتهية ولا تبدو غير لائقة يمكنك ترك توقيعك. لكن سيكون من الأسهل لو تعودت على رسائل دون خاتمة.

لا تصرف وقتك لكي تقرر كيف يجب أن تبدأ رسالتك، من اسم الشخص الذي تكتب له أو من كلمة "السيد المحترم" أو "مرحبا". ابدأ بالموضوع مباشرة. إذا كنت تريد يمكنك أن تسمي الشخص بإسمه. لكنه على الأغلب يعرف إسمه وإسمك أيضا.

الجمل التي كنا نكتبها في البداية والنهاية بقيت في الماضي، عندما كانت الرسائل تكتب بالأقلام، الآن تعتبر شكليات إذ تشعر أن الرسالة بدونها تبدو غير مكتملة. في الحقيقة الأمر هو على العكس تماما. لا يجب كتاب رسائل طويلة بعد الجمل الشكلية.

أنت لا تستخدم هذه الجمل الطويلة في الرسائل القصيرة والدردشة على الإنترنت فلماذا لا تتخلص منها في الرسائل الإلكترونية؟ يجب تغيير قواعد اللباقة الكتابية منذ زمن.

الأشخاص الذين تجاوزا السبعين من عمرهم لا يمتثلون لهذه القواعد منذ زمن بينما الشباب لا يمكنهم أن يقبلوا القواعد الجديدة ويعيرون اهتماما كبيرا لهذه الكلمات والجمل الفارغة.

قراءة رسالتك تستهلك وقتا. عندما تكتب لأحد ما لا تنسى أن مخزون الوقت لدى الشخص ينتهي.

الشكليات ستستهلك الكثير من الوقت لدى القارئ وستستهلك وقتك أيضا لأنك ستنفق الوقت وأنت تختار الكلمات والجمل المناسبة التي من الأفضل استخدامها في هذا الظرف.

عادة كل ما تريد كتابته في رسالتك الإلكترونية يمكن أن يتسع في 3 جمل. في حال لم تكفي من الأفضل أن تتصل أو أن تلتقي شخصيا. اللقاء ينعكس إيجابيا على الصحة أما كتابة رسائل إلكترونية طويلة فلا.

يعتبر دماغنا الرسالة التي وردت مؤخرا والتي لم نقرأها بعد أهم من الرسائل الأخرى. حتى لو كانت هذه الرسالة عادية. عندما تنفق الوقت على رسائل كهذه تترك الأمور المهمة دون انتباه فعلا.

تذكر أن "الجديد" لا يعني "مهم".

ملف "الواردات" الذي لا يحوي رسائل غير مقروءة والمرتب حسب المواضيع حلم العديد من الأشخاص. في حال قررت ترتيب الملف يمكن أن تضر عملك، لأنك ستقوم بقراءة الرسائل التي لا تحتاجها في الوقت الحالي.

التخلص من الرسائل الغير مقروءة أمر سهل، يجب عليك إضافتها إلى مهام اليوم إلى جانب مهامك الأخرى التي يجب عليك القيام بها. ستقرر بنفسك ما هو مهم وما هو غير مهم، كل يوم وكل إسبوع وكل الحياة. وليس لهذا علاقة بترتيب الرسائل في بريدك الإلكتروني.

من الواضح أنه لا يجب القيام بأكثر من هذا أثناء العمل. مرتان أو ثلاث مرات تكفي.

تم حساب أن الأمريكيون يصرفون على البريد الإلكتروني ست ساعات يوميا. بيانات أخرى تشير إلى ساعتين من الوقت، إنما في هذه الحالة لا يحتسب الوقت المستهلك للتحول من مسألة إلى أخرى. كل مرة تقوم فيها بتفحص بريدك الإلكتروني تفقد 30 ثانية لتعود للتركيز على ما كنت تقوم به سابقا.

تفحص الرسائل الواردة بسرعة.

إذا هناك من يحتاج إلى مناقشة أمر هام سيتصل بك أو يكتب لك في برنامج الدردشة.