سبعة علامات دالة على أنك تتحكم بالوقت بصورة غير فعالة

إذا لم يعد في التقويم مكان فارغ فهذا لا يعني أنك تستغل وقتك بفعالية، وإنما يعني أنه لم يعد هناك مكان في التقويم ولكن يوجد توتر مستمر. سيساعدك إتقان التحكم الفعال بالوقت سواء في حياتك المهنية أوالشخصية، وفي النتيجة ستجعلك أكثر سعادة. نقدم سبعة علامات على أن شيئاً ما سار عندك في هذا المجال بشكل غير صحيح.

أتتأخر دوماً إلى اللقاءات وتخالف المواعيد؟ هذا يعني أنك إما أخذت على عاتقك أعمال كثيرة أوأنك غير قادر على توزيع الوقت بينها بشكل صحيح.

بما أن التأخيرات تزعج الآخرين فهي قد تؤثر سلبياً على العلاقات المهمة بالنسبة لك، وذلك لأن الناس يفسرونها كعلامة عدم الاحترام.

قالت ديانا دي لونزور مؤلفة كتاب "الطريقة السهلة للكف عن التأخير": "تتعلق التأخيرات المستمرة عادة إما بالقلق أوبالميل نحو الأحاسيس الحادة. البعض يميلون كثيراً نحو إخراج الأدرنالين في آخر لحظة، والآخرون يريدون تعبئة كل دقيقة في جدول الأعمال وبهذا الشكل يرفعون من تقديرهم الذاتي".

إذا تريد أن تكون دقيقاً بالمواعيد تنصح دي لونزور العمل على تنمية آعتيادات أربع:

تقول دي لونزور: "ربما قد حدث منذ عشر سنوات مثلاً أنك أنجزت عملاً ما خلال ثلث ساعة، فبقي هذا في ذاكرتك، ولكن في كل الحالات الأخرى استغرق هذا العمل نصف ساعة".

أي في البداية لا بد أن تتعلم من جديد التحديد كم من الوقت تحتاج المسألة. سجل كم بنظرك يستغرق من الوقت دش الصباح وكم يأخذ من الوقت الاستعداد للذهاب إلى العمل، وكذلك الطريق إلى مكان العمل. وبعد ذلك قارن خلال أسبوع بين الأحاسيس والواقع.

تقول دي لونزور: "في العادة يأتي الناس الذين يحافظون على الدقة في المواعيد قبل الأوان. إنهم يقلقون من التأخيرات ولا يحبون العجلة. أما الذين يتأخرون فأيضاً لا يريدون هذا ولكنهم اعتادوا على حجز مقدار من الوقت يكفي بالكاد على أن يصلوا في اللحظة الأخيرة.

مثلاً إذا كان موعد اللقاء في الساعة التاسعة صباحاً سيكون الإنسان الدقيق بالمواعيد في مكان اللقاء في 8:45، وهذا يعني أنه لو سرقت منه حالة غير متوقعة وقعت معه في الطريق بضع دقائق فإنه لن يتأخر.

قالت دي لونزور أنه حوالي 45% من القضايا اليومية نحلها تلقائياً: "تتكون حياتنا من روتينات معتادة لنا: تنظيف الأسنان، ارتداء الملابس، الخروج إلى العمل، لو لم نقم بكل هذا تلقائياً لاستغرق هذا وقتاً كثيراً جداً.

من أجل التحكم بالوقت بشكل أفضل لا بد من تحليل الأعمال اليومية وخلق الروتينات والالتزام بها.

بما أن الناس المحافظين على الدقة في المواعيد يأتون قبل الموعد تظهر لديهم توقفات مؤقتة. وهذا ليس مشكلة إذا تبقى لبداية الإجراء ربع ساعة، فيجوز خلال هذا الوقت مراجعة البريد أو قراءة الملاحظات أو مجرد التمتع بالهدوء.

"عليك بالنشاط بدلاً من الاستجابة لتقويمك. قال كرايغ جارو مؤلف كتاب "نينجا إدارة الوقت" (Time Management Ninja) ما يلي:

"في البداية خطط أشغالك ومن ثم خذ بعين الاعتبار طلبات الغير. إذا لم تدرج إلى التقويم كل شيء مهم سلفاً تكتشف سريعاً أنه امتلأ، وامتلأ وفقاً لأولويات الناس الآخرين".

قالت أنجيلا روت من شركة Due لـBusiness Insider: "قائمة الأعمال هي طريقة ممتازة لتنظيم اليوم، ولكنها تتعبأ بسهولة ببعض القضايا التي لا يجوز حلها خلال يوم واحد".

ينبغي فعل ما يلي: راجع القائمة كل صباح وحدد فيها أهم عملين أو ثلاثة لهذا اليوم، أي التي يفترض أنها يجب أن تنجز اليوم.

قد يكون هذا كتابة ملاحظة في مدونة أو اتصال هاتفي مع عميل متوقع. حين أنجز هذا يجوز الانتقال إلى أمور أخرى حتى ولو لم يجبرها على ذلك موعدها الأخير.

في نهاية المطاف إذا أنجزت الأشياء الأهم فهذا يعني أن النهار لم يذهب هباء".

كتب كريستين أو.دونافان: "نعم التخطيط يحتاج إلى وقت ولكنه يأتي بثماره مائة ضعف. ولنكن صريحين مع أنفسنا: هل في كثير من الأحيان ليس لدينا ولا دقيقة؟ تذكروا أنه كلنا لدينا 24 ساعة كل يوم، لذا فالقضية ليست قضية ضيق الوقت وإنما العجز عن التحكم به.

هل توافقون أن الإنسان الناجح لا يحتاج إلى أعذار بأنه ليس لديه متسع من الوقت للتخطيط؟ عدا ذلك إن الأعذار تضر بتقدير الذات. إذاً ما الذي يجب أن نغيره في حياتنا لكي يصبح لدينا وقت أكثر؟

في بادئ الأمر لا بد من العثور على سارق الوقت وتعلم التغلب عليه. تذكروا أن الأعذار هي خداع النفس الذي يجرنا إلى الخلف".

ماذا يحدث حين يكون لديك اختيار؟ ربما في بعض الأحيان لا تستطيع أن تتخذ قراراً خلال وقت طويل، فتنظر في جميع الخيارات وتهدر الوقت على ذلك.

تذكر أن معظم القرارات ليست مهمة إلى هذا الحد، إذ يجوز تغيير مسار الحركة مؤخراً إذا احتاج الأمر. تذكر مارك زوكربيرج الذي كان في السنوات الأولى من تطوير Facebook يرتدي نفس الملابس لعدم رغبته هدر القوى والوقت على اختيار لباس.

من الأفضل تحرير جدول الأعمال لليوم بحيث تختار القليل.

في غالب الأحيان هذا يعني أنك ليس فقط تتحكم بالوقت بصورة غير فعالة بل ومغمور بأعباء العمل.

من المحتمل جداً أنك قد اجتزت عتبة إنتاجيتك القصوى، فبدأ الترجيع ينخفض. في نتيجة ذلك تحتاج أن تودع في القضايا المزيد من الوقت وذلك لأن كل منها تنجز بشكل أبطأ.

ابدأ من مراقبة الوقت، فهذا يساعدك على إدراك كم من الوقت يلزم لحل قضية معينة. مثلاً في السابق كانت كتابة ملاحظة تستغرق ساعتين، والآن أصبحت ثلاث أو أربع: إنه إنذار واضح أن الأمور انحرفت عن مسارها الصحيح.

ثمة معطيات أنه في حال حجز الوقت على أمر ما سلفاً ترتفع فعالية العمل بنسبة 18%.

بالطبع تقديم يد العون للجميع شيء جميل، ولكن عند الاستمرار في هذا لن يعد هناك وقت لنفسك.

بما أنك توافق على كل شيء ستطغى عليك أعمال غيرك ولم يعد هناك وقت لأعمالك، وهذا شيء لا ينفع أبداً، لذا فمن أجل رفع فعالية التحكم بالوقت لا بد أن تتعلم قول "لا" بحزم وحسم.

قد يكون هذا صعباً في المراحل الأولى، ولكن إذا لن تفعل هذا فالناس المحيطون بك سيتطفلون عليك نهائياً.