إحدى عشرة نصيحة كيف تتوصل إلى الإنتاجية القصوى عام 2018

يشارك علماء النفس والأدباء والخبراء في النمو الشخصي آراءهم كيف تصبح أكثر نجاحاً وإنتاجية وتنظيماً في العام الجديد.

تعليق المعطف على الشماعة وقراءة رسالة ورميها بعد ذلك والرد على البريد الإلكتروني وتسجيل تعليق وتعبئة نموذج كل هذا يحتاج إلى دقيقة فلذا من الأفضل إنجازها ونسيانها.

ليس من الصعب الالتزام بهذه القاعدة، عدا ذلك إنها تأتي بنتائج مذهلة. عند التخلص السريع من الأمور التافهة، والتي لولا ذلك لبقيت تزعج خاطرنا من عدم إنجازها، نشعر بالهدوء والقوة.

خذ ما تحبه أكثر الشيء من الأفعال اليومية المستمرة، وبالنسبة لي هو قهوة الصباح، واربطه مع النشاط الإنتاجي. مثلاً أنا في هذا الحين أكتب.

أربط الشيء الممتع بالنسبة لي مع أفعال أخرى تعجبني تارة ولا تعجبني تارة أخر، وفي نتيجة ذلك يصبح عندي عملياً منعكس مشروط: أنا أشرب القهوة وهذا يعني أنني أكتب.

أحب أن أخصص للتفكير حول المشكلات المعقدة وقتاً خاصاً في التقويم وكأنني ضربت موعداً. بعد أن خصصته أدافع عن هذا الوقت من أية تعديات وكأنني فعلاً ضربت موعداً، وإذا حاول أحد تخطيط أي شيء أقول له أنني مشغول.

كل جمعة أفكر عن الأسبوع المقبل فأصدر قائمة من الأعمال الأكثر أفضلية بثلاثة تصنيفات: المهنة والعلاقات وأنا. وجود التصنيفات هام، فأنا أتذكر دوماً أنه يجب أن يكون شيء ما في كل تصنيف، وهذه الحركة البسيطة تساعدني في الحفاظ على التوازن.

بعد ذلك أنظر إلى تقويم الأسبوع القادم وأخطط الوقت. لا أفلح دوماً بوضع كل الأشياء في مكانها، لكن القضية العامة هي إنجاز كل الأعمال التي في القائمة قبل انتهاء الأسبوع. ولهذا السبب بالذات أسجل قائمة الأعمال على ورقة وذلك لأن شطبها شيء ممتع جداً.

نصيحتي الأساسية في الفعالية الشخصية هي الإكثار من الرأفة. نعم في العادة الغرض من النصيحة كهذه هو النظر إلى القضية من زاوية جديدة والتركيز العميق والعمل على قوة الدفع وغيرها من الطرق، وكل هذا مفيد دون شك.

ولكن التعطف هو بالذات الذي يجعلك إنساناً. قد تكون عندنا أيام فاشلة حين يمشي كل شيء على نحو خاطئ فيبدو أنه لم يعد هنالك شيء جيد في المستقبل. بل سيكون. نعم ستأتي لحظات حين نتلهى ونتكاسل ونترفه، أما العمل وغيره من الانشغالات فستأتي لنا بأكثر من ليلة سهاد واحدة.

ولكن لا داعي للانغمار في معاقبة الذات والأنين لأن الأمور سارت ليس على النهج الصحيح. الرأفة تساعدنا على أن نسامح أنفسنا والإدراك أن كل شيء جائز ولو يحتاج إلى تدريب، وتعلمنا الحركة نحو الأمام والأمام.

ليس من المهم ما تفعله بل المهم متى تفعله. تظهر قدراتنا الإدراكية خلال يوم بأشكال مختلفة. كلما اقترب النهار إلى نهايته قلت عند معظمنا القدرة على معالجة معلومات جديدة وتخطيط الأعمال ومقاومة الملهيات. لذا كلما تمكنت الاقتران بين تنفيذ المهام وإمكانياتك بصورة أفضل كلما أنجزت أكثر وبمجهود أقل.

في هذه الفترة من السنة يعجبني مراجعة صندوقي البريدي وإعادة تنظيم الملفات والإعدادات من أجل الترتيب الأكثر فعالية للبريد الإلكتروني.

انظر إلى 50 أو 100 رسالة أخيرة في صندوق بريدك وقم بإعداد البريد بحيث تذهب الرسائل غير اللازمة مثل القوائم البريدية أو الإبلاغات إلى الملفات المخصصة لها.

كرس عدة ساعات لحذف الرسائل غير اللازمة، وبعد ذلك حول ما تبقى من البريد خلال سنة إلى ملف كبير "الأرشيف" مع الإشارة إلى العام. عندئذ ستبدأ عامك الجديد بصندوق فارغ، أما الإعدادات الجديدة فستجعله يبقى هكذا دوماً.

ينحصر السبيل إلى تحقيق الإنتاجية القصوى في نسيان ما تعرفه أو تظن أنك تعرفه ألا وهو الحافز. نفترض في العادة أنه يوجد ارتباط مباشر بين ما نرغبه في بلوغ نتيجة معينة وإلى كم يجوز بلوغها.

ومع ذلك توجد طريقة التفكير أكثر تركيبية، ففكر بالحافز وكأنه شيء ما لا بد من تشكيله وفقاً للطلب الشخصي لبلوغ كل هدف. أقصد بـ"الطلب الشخصي" أنه عليك التعمد بوضع نفسك في الموقف حيث سيبدو بلوغ الهدف وكأنه ضرورة.

مثالي المفضل على هذا: بعد أن فشلت عدة محاولات جوزيف في الذهاب إلى صالة الرياضة خلق موقفاً غير كل شيء. لقد وضع لنفسه شرطاً: سيكون عنده مزيل العرق واحد فقط وسيخزنه في الخزانة في صالة الرياضة. فمن أجل التهرب من الرائحة الكريهة خلال اليوم اضطر جوزيف للذهاب إلى الصالة. وعندما أتى إليها بدت له فكرة استخدام مزيل العرق فقط ومن ثم مغادرة الصالة غبية لذا بقي هناك لممارسة التمارين الرياضية. في حقيقة الأمر خدع جوزيف نفسه ، وبعد مدة أصبحت التدريبات الصباحية بالنسبة له جزءاً لا يتجزأ من نظامه اليومي.

ينقسم الناس الذين يراجعون البريد إلى نوعين: "المفاعلون" الذي يعتمدون على الإبلاغات فيراجعون صناديق البريد باستمرار للتعامل مع الرسائل خلال اليوم، و"الموزعون" الذين يخصصون فترات معينة من الزمن لمراجعة البريد ويتجاهلون المراسلة خلال الوقت الباقي من النهار.

تشير الأبحاث التي أجريت منذ فترة أنه كلما راجعنا البريد الإلكتروني أكثر كلما تعرضنا للضغط النفسي أكثر.

حاول تخصيص فترتين أو ثلاث من 30 إلى 60 دقيقة يومياً لمراجعة البريد.

لأجل التغلب على التسويف واستخدام كل فترات يوم العمل استخدم قائمة لـ 15 دقيقة.

إنها قائمة المهام التي يمكن تنفيذها خلال ربع ساعة أو أقل. دع هذه القائمة تكون أمامك لاستخدام العقبات الحرجة مثل الطوابير وتحويلها إلى فترات عمل منتجة.

كما أن هذه القائمة ستفيدك حين يسود عليك التسويف. تستطيع تنفيذ مهمة بسرعة وهذا يزودك ببعض الطاقة للانتقال إلى العمل بمشروع أكثر صعوبة.

"قاعدة الثلاثة" الإجراء اليومي المفضل عندي للرفع من الإنتاجية. كل صباح أفكر: "ما هي الأشياء الثلاثة التي أريد إنجازها قبل انتهاء النهار؟".

خلال بضع دقائق تفصل بين المهم وغير المهم، حلل أهدافك طويلة الأمد أو الوعود لعيد رأس السنة إذا كنت تمارس هذا، فيجوز أن تفكر على ماذا تنفق وقتك وانتباهك وطاقتك في هذا اليوم.

إذا أردت أن ترفع من مستوى الإنتاجية فأنا أنصح وضع ثلاثة أهداف لكل أسبوع أو شهر.