رغم أنه ما زالت بعض الشركات تطلب حضور موظفيها في المكتب الاتجاه العام واضح: ينتقل عالم الشركات إلى العمل عن بعد. وتشهد على ذلك بعض الشيء الأبحاث التي تشير أنه في العمل عن بعد يصبح الناس أكثر إنتاجية وسعادة.
في العام الماضي طلب "مجتمع ملاك المنازل والخبراء"Houzz من أعضائه بأن يحدثوا عن كيفية رفع فعالية العمل خارج المكتب، فاستلمت أكثر من 3000 جواب. نقدم تسع أفضل نصائح:
1. خصص مكاناً
قبل كل شيء ستحتاج إلى مكان حيث يمكنك العمل دون أن تتلهى. في بعض الحالات يطلب أرباب العمل تخصيص مكتب أو عيادة. عدا ذلك من المنطقي إنشاؤه لأسباب ضريبية. تقول رئيسة تحرير Houzz آن كولبي:
"82% من أولئك الذين أجريت معهم المقابلة لديهم مكان خاص للعمل في المنزل. يمكن أن تكون مخازن سابقة أعيد تجهيزها، أو علية أو غرف نوم ضيوف موحدة مع مكتب".
أما الـ18% الباقيين فيرجح أن مكوثهم في العمل عن بعد لن يستمر طويلاً.
2. أنفق على الأثاث
عندما تبدأ الأعمال في المنزل من المؤكد أنك ستريد تقييد مصروفاتك إلى الحد الأقصى، ولكن توجد بعض الأشياء التي لا بد من الإنفاق عليها. اعتبر هذا استثماراً إلى مكان العمل حيث ستقضي نيف وأربعين ساعة أسبوعياً. قالت كولبي:
"الأثاث المريح والآمن (منضدة أو مقعد) وجهاز الكمبيوتر ولوحة المفاتيح والفأرة والهاتف سترفع من إنتاجية العمل وتخفف من العبء الجسدي".
3. ابدأ من الطاولة والكرسي
من أجل العمل في البيت يمكن استخدام طاولة تخطيط (سعرها رخيص إلى حد ما، وكذلك يمكنك تكييفها مع نفسك). إذا كان لا بد من الجلوس أو الاستناد على شيء ما يجب الحصول على كرسي ذات مقعد طري. بأي حال من الأحوال أهم عنصرين في أي مكتب هما الطاولة والكرسي. بالطبع يشارك هذا الرأي معظم مستخدمي Houzz. قالت كولبي:
"حين سألوهم ما هو الشيء الأهم في مكتب البيت أجاب 31% أنه الكرسي والطاولة المريحين".
4. حدد مكان العمل في غرفة منفصلة ذات باب
أكثر ما يعيق العمل عن بعد هو الملهيات المستمرة حين يتوغل شخص ما أو شيء ما إلى العملية (وقد صرح عن ذلك 45% من المستطلعين). أشاد الكثيرون أنه من بين العناصر الرئيسية لمكتب البيت هو الباب (وهو يتنازل من حيث شعبيته فقط للطاولة والكرسي). قالت كولبي
"بغض النظر عن المكان الذي حددت فيه المكتب تأكد أنه يوجد لديه باب سواء كان باباً عادياً أو جراراً أو قابلاً للطي أو زجاجياً أو بلاستيكياً. إنه ينفع عند الحاجة إلى مناقشة قضية هامة بالهاتف ويساعد على التركيز على العمل".
5. ضبط المعدات بشكل صحيح
معظمنا بغض النظر عن المهنة متعلقون بالتكنولوجيا الرقمية. في المكتب العادي نستوعبها وكأنه شيء لا بد منه كالانترنت المأمون وأجهزة الكمبيوتر المنتجة والهواتف الجيدة. وعند ممارسة الشغل في المنزل يأتي إغراء التوفير على المعدات عالية الكيفية وعلى تجهيز كل هذه المعدات.
ربما تستخدم نفس شبكة Wi-Fi التي يستخدمها أولادك، أو تقوم بمكالمات العمل بهاتفك النقال الشخصي. يمكننا النصح بحيلة واحدة: خذ جهاز كمبيوتر نقال قديم لا تستخدمه وثبته مع خلفية جميلة لمكالمات الفيديو. كما وتنصح كولبي باستئجار متخصص كي يضبط كل شيء.
6. فكر بالإنارة
أنفق كم مئة دولار على الإنارة الجيدة. هي أحد الأشياء الثلاثة التي ننساها بسهولة. كثيرون يكتفون بمصابيح عادية، بيد أن الإنارة الصحيحة يمكن أن تحسن من ظروف العمل. قالت كولبي:
"يجعل وجود الشاشات قضية وضع المصابيح غير سهلة، فالنور يجب أن يكون مفتتاً وغير منعكساً على الشاشات، وإلا تنهك العيون. يقول المختصون في الإنارة أن مكتب البيت يجب أن تكون فيه إنارة متعددة الطبقات وليس مصدر إنارة واحد".
7. كل واحد يجب أن يكون لديه مكتبه الخاص
هذه النصيحة تخص شخصين يعملان عن بعد. إذا لم تكن تمارس عملاً مشتركاً (مثلاً الأعمال التجارية) فكل واحد يجب أن تكون لديه مساحته الخاصة.
وإلا فإن العلاقات الشخصية لن تؤثر جيداً على فعالية العمل.
8. لا تقيد حريتك
قالت إحدى المشاركات في منتديات Houzz أنها نظمت مكتب البيت بشكل ممتاز، وهي تسميه بركنها الخاص وتحاول العمل فيه ولو جزء من نهار، ومع ذلك فلا تقيد نفسها في الحركة:
"أنا أعمل في كل مكان حيث يمكنني الاستقرار مع iPad، ولكن يوجد لدي ركني خاص".
يجوز العمل بالاستقرار على الأريكة في غرفة استقبال مع جهاز الكمبيوتر النقال. فوجود مكتب البيت كامل الأوصاف يجب ألا يحد من حريتك، فاعمل حيث شئت.
9. فكر بالتخزين
حتى أفضل مكتب البيت سيتحول مع الزمن إلى مزبلة إذا نسيت أماكن التخزين. وهذا مهم بصورة خاصة إذا كانت الغرفة تستخدم بين الحين والآخر لأغراض أخرى كغرفة ضيوف مثلاً.
لذا فكر بالرفوف والخزائن. في قائمة العيوب الرئيسية لمكتب البيت ينال عدم كفاية أماكن التخزين المكان الثاني مباشرة بعد عدم وجود الباب.