كيف تنتج أكثر بمجهود أقل

ها هي المعادلة التي تساعد على الامتناع عن غير المهم والتركيز على المسائل الرئيسية.

الناس الناجحون بالعادة مشغولون جداً وعند ذلك لديهم كمية هائلة من مختلف الاهتمامات والواجبات. قائمة الأعمال تنمو ككرة جليدية فتطرح قضية بماذا نضحي باستمرار. من المهم ترتيب الأولويات بصورة صحيحة بالامتناع عن الأعمال الأقل أهمية وعجلة. القدرة على التركيز على الأشياء الأهم وعدم إنفاق الوقت على الأشياء الثانوية هي أساس نظرية التركز التي ستساعدك على رفع الإنتاجية بمجهود أقل.

يبدو للوهلة الأولى أن هذا يناقض العلاقة تجاه العمل التي تشكلت في المجتمع، فقد يرى الكثيرون الفتنة في الفكرة التي تقول عن جواز التخفيف من المجهود ومع هذا إنجاز أشياء أكثر. بيد أن الباحثين أثبتوا أن التركز على كمية قليلة من أهم المسائل يساعد فعلاً على إنجاز مهمات أكثر.

كثير من الموظفين بعد ترقيهم في المقام يجلبون معهم مسائلهم السابقة إلى وظيفتهم الجديدة. وإلى جانبها يتوجب تنفيذ مهام جديدة. تقع أحداث كهذه حتى في أعلى المستويات الوظيفية (مثلاً بين الرؤساء والمدراء العامين للشركات) وذلك لأن العلاقة تجاه العمل كهذه غدت عادة منذ زمن طويل. بيد أن سبب ذلك ليس المسؤولية الكبيرة ووعي الموظفين وإنما عدم إتقانهم كيفية نقل واجباتهم الوظيفية إلى غيرهم.

والآن بعد أن عرفت دخلك الساعي ابدأ بتفويض أو تخطي كل المهام التي يجوز أحد أن ينفذها أفضل منك أو أسرع أو أرخص. مثلاً عند قبضك 17.5 دولار في الساعة لا داعي لممارسة الأعمال الورقية التي يجوز أن يقوم بها شخص بـ3.5 دولار في الساعة.

ينحصر الأمر فيما يلي: حينما تعرف معدل الساعة الفعلي فوض أو انقل أو تخطى المهام التي لا تحتاج إلى هذه الدرجة العالية من الكفاءة فتفرغ بذلك الوقت لأمور أهم.

سجل كل الأشغال التي تقوم بها خلال أسبوع (وإذا كانت سبعة أيام كثيرة لك فحاول حساب العمل لثلاثة أيام على الأقل)، ثم قم بتحليل القائمة وحدد أهم النقاط فيها.

مثلاً يمتلك رجل أعمال ما شركة بناء ناجحة. وحينما حلل كل أشغاله لأسبوع اكتشف أن شغل واحد منها يؤثر على الأعمال التجارية أكثر من غيره. وأضحى هذا الشغل هو الركوب في المنطقة ومشاهدة وفحص الأملاك. إذ كان مفلحاً بصورة خاصة في تقدير قطعات الأراضي.

نقل حوالي 95% من سائر أشغاله للموظفين أو المتخصصين من الطرف الثالث أوحتى أهملها متركزاً على المهام المطابقة لاختصاصه. في نتيجة ذلك ارتفع ربح الشركة كثيراً.

ستحتوي القائمة المؤلفة للأعمال اليومية على المسائل التي تحبها والتي تتقن تنفيذها. كلما تركزت عليها أكثر تطورت أعمالك أسرع.

في الشركات الصغيرة والمتوسطة يقوم المالك أو المؤسس أو الرئيس بتنفيذ وظائف كثيرة. بالطبع يجب أن يكون المالك على يقين من كل جوانب أعماله ، بيد أن توزيع الجهد بين أمور كثيرة غالباً ما يضر الشركة وذلك لأنه يضطر على ممارسة كل شيء وفي آن واحد.

يمكن أن نتذكر الأمثولة الشهيرة حول الجرة الحاوية على الحجارة والحصى والرمل. الطريقة الوحيدة لجعلها تسع كلها في الجرة هو وضع قبل كل شيء الحجارة الكبيرة ومن ثم الحصى ومن ثم الرمل، هكذا تعبئ الفراغات بصورة قصوى. أما إذا بدأنا بالرمل ومن ثم وضعنا الحصى فلن يعد هناك مكان للحجارة الكبيرة. والشيء نفسه مع العمل: لا بد من التركيز على "الحجارة" (أي الأشغال الأكثر أهمية)، أما الوقت المتبقي فيجوز تكريسه "للحصى" وحتى "للرمل". بكلمة أخرى يجب أن تكون الأفضلية للأشغال الأكثر قيمة والمناسبة لموهبتنا وخبرتنا الفريدتين.

يعلمنا غاري كلير في كتابه "الشيء الوحيد" أنه في كل لحظة عمل يوجد عامل أو عملية ما تؤثر أكثر من غيرها على مصير الشركة أو المشروع، فإذا تركزت عليها تحصل على أكبر محصول من جهدك وترفع من ربحية وفعالية أعمالك.

قم بالتمرين الموصوف أعلاه أي راقب كيف تستخدم وقتك خلال أسبوع، وحدد كمية الساعات التي تنفقها على عمل قليل الأهمية والتي يمكن أن يفلح به غيرك، فكلفه لهم. وهكذا ستفرغ الوقت الثمين من الأشغال غير الضرورية وتتركز على الضرورية منها. بكلمة أخرى ستنجز أكثر بمجهود أقل.